Функция «Счета» предназначена для формирования и отправки счетов клиентам за оказанные услуги. Счета формируются индивидуально для каждого клиента за календарный месяц и отправляются на электронную почту клиента в формате PDF-файлов с указанием перечня услуг. Создавать счета можно в начале месяца или по факту реализации услуг, предоставляемых клиенту (родителям/семьям детей). В данной инструкции описаны 2 обязательных условия для использования сервиса: Создание Услуг и Формирование Счетов.
Создание перечня услуг
Обязательные предварительные шаги для создания услуг:
- Добавленные в систему карточки детей (инструкция).
- Добавленные в систему родители (инструкция).
Для создания услуги необходимо перейти в раздел «Дети»:
Далее выбрать ребенка – нажать на карточку ребенка:
Перейти в раздел «Услуги»:
Настройка услуг включает 5 основных шагов:
- Выбор электронной почты, на которую будет автоматически отправляться счет родителю. Для того чтобы электронную почту можно было выбрать, она обязательно должна быть добавлена в профиль родителя (инструкция)
- Название услуги. Это может быть «логопед», «месяц посещения сада», «английский язык» или что-либо другое. Название Вы определяете сами.
- Цена услуги: вносится стоимость одного раза использования данной услуги
- Кнопка «Добавить услуги» служит для добавления новых услуг, то есть к одному клиенту может быть привязано неограниченное количество услуг.
- Кнопка «Сохранить» — сохранение внесенных данных.
После добавления услуг страница выглядит следующим образом:
В раздел «Услуги» добавляются непосредственно сами услуги. Например, «английский язык» или «логопед»
Вы можете в любой момент редактировать услуги – менять название и стоимость, удалять и добавлять.
Формирование счетов за услуги
Обязательными предварительными условиями для создания счетов являются пункты, описанные выше в разделе «Создание перечня услуг».
Для создания счетов нужно перейти в раздел «Анализ»:
Переключиться на вкладку «Счета»:
Страница создания счетов выглядит следующим образом:
- Выбор группы, по которой создаются счета.
- Выбор календарного месяца, за который создаются счета.
- Кнопка «Создать» — после нажатия на эту кнопку счета появляются на экране у администратора. По каждому ребенку создается 1 счет, который включает ВСЕ используемые услуги за выбранный календарный месяц.
Созданные счета появляются на этой же странице:
По каждому ребенку создается 1 счет, который включает ВСЕ используемые услуги за выбранный календарный месяц. Основные параметры счета:
- Номер – уникальный идентификатор счета.
- Месяц – месяц, за который выставлен счет.
- Дата – дата создания счета.
- Дети – имя ребенка, чей родитель является получателем счета.
- Всего – общая сумма (в рублях), которая входит в счет.
- PDF – нажав на кнопку, администратор может скачать счет в формате pdf. Именно этот файл отправляется клиенту.
- Отправлено – статус отправки счетов. Если написано «Нажмите, чтобы отправить», значит, счет еще не отправлялся. Если написано «Нет адреса электронной почты», значит, не соблюдено одно из обязательных условий в разделе «Создание перечня услуг». Либо у ребенка не добавлен родитель, либо в настройках услуг (в карточке ребенка) не выбрана электронная почта, на которую отправляется счет.
- Кнопка «Отправить все» — служит для отправки счетов, которые не отправлялись ранее, но могут быть отправлены, то есть счета со статусом «Нажмите, чтобы отправить».
- Кнопка «Обновить» — служит для обновления счетов, если в услуги были внесены какие-либо изменения. Подробнее об этом ниже.
После формирования счетов в системе Вы можете отправлять их родителям на электронную почту. Можно отправить сразу все счета, используя кнопку «Отправить все», либо отправлять счета по одному, используя кнопку «Нажмите, чтобы отправить» возле каждого счета.
Обновление и перерасчет
В системе «Мапа.рус» предусмотрена возможность ручного редактирования счетов, которая может быть полезной во многих случаях.
Если до/после отправки счетов появилась необходимость внести правки в услуги (добавить новые, поменять цену и т.п.) и обновить счета за месяц, перейдите на вкладку «Услуги» в карточке ребенка в разделе «Дети» и отредактируйте нужную информацию:
После внесения правок в услуги, Вы можете вернуться во вкладку «Счета» и обновить их автоматически, нажав кнопку «Обновить». Обновленные счета появятся на этой же странице. Даже если Вы уже отправляли счета за этот месяц раньше, Вы можете еще раз отправить обновленные счета:
Кроме того, есть возможность редактирования/перерасчета каждого отдельно взятого счета. Например, с целью внесения индивидуальной скидки. Для этого нужно нажать на идентификатор нужного счета:
Откроется страница редактирования счета:
Что можно поменять в созданном счете:
- Услуга – название услуги.
- Кол-во – количество раз использования услуги в календарном месяце.
- Цена – стоимость услуги.
- Скидка – процент скидки за услугу
- Кнопка «Удалить» — удаление определенной услуги в календарном месяце. Важно: при удалении на данной странице, услуга остается в Карточке ребенка и будет появляться во всех создаваемых в будущем счетах. Чтобы насовсем удалить услугу, необходимо сделать это в Карточке ребенка – Услуги (см. раздел «Создание Услуг»)
- Кнопка «Добавить» – добавление определенной услуги в календарном месяце. Важно: при добавлении на данной странице, услуга не добавляется в Карточку ребенка и НЕ будет появляться во всех создаваемых в будущем счетах. Чтобы добавить и на постоянной основе иметь услугу в создаваемых Счетах, это необходимо сделать в Карточке ребенка – Услуги (см. раздел Создание Услуг)
- Кнопка «Сохранить» — применить внесенные изменения.
После редактирования счета автоматически создается его обновленная версия.
ВАЖНО:
- Все возможные изменения касаются ТОЛЬКО выбранного счета. Все остальные счета при этом не меняются. То есть если Вам необходимо постоянное изменение, его необходимо произвести в разделе «Услуги» внутри карточек ребенка.
- Редактирование в данном разделе счета актуально для индивидуальных случаев. Например, когда один ребенок имеет скидку.
- Если Вы внесли ручные изменения в счет путем, описанным выше, и после этого нажимаете кнопку «Обновить» — все ручные изменения удаляются, потому что при нажатии этой кнопки счета создаются на основе данных, которые внесены в раздел «Услуги» в профиле ребенка. Таким образом, если Вам необходимо внести и общие правки для всех счетов, и индивидуальные по отдельным счетам, сначала необходимо сделать общие правки, нажать на кнопку «Обновить», и только после этого вносить индивидуальные скидки/перерасчет.
Счета за питание
Обязательные предварительные шаги для создания счетов за Питание:
- Добавленные в систему карточки детей (инструкция ).
- Добавленные в карточки детей данные семьи (инструкция ).
- Выбранный email для отправки счетов (см. раздел «Создание Услуг»).
- Добавленное меню, в котором указана стоимость завтрака/обеда/полдника/ужина.
- Использование раздела «Питание».
Для добавления меню нужно с главной страницы нажать на раздел «Меню»:
Откроется окно редактирования:
- Переключение между полями для ввода завтрака/обеда/полдника/ужина.
- Поле, куда вводится информация по меню
- Поле, куда вводится стоимость, отдельно для завтрака/обеда/полдника/ужина.
ВАЖНО:
Вы можете прислать меню на help@mymapa.ru для импорта в систему через нашу службу поддержки
Введенная в один день цена будет автоматически отображаться все следующие дни, но Вы можете отредактировать ее при необходимости.
Если Вы хотите, чтобы родители получали подробный отчет о питании и видели факт оказываемых услуг, Вам нужно ежедневно отмечать питание ребенка. Для этого необходимо:
Перейти в раздел «Питание»:
Отметить факт питания за день:
Подробную инструкцию по работе с данным разделом Вы можете прочитать тут.
Краткая информация по результатам ведения журнала Питание:
- Если у ребенка отмечен процент Питания (например 25% или 100%) в завтраке/обеде/полднике/ужине, то эти приемы пищи «засчитываются» как использованные, потому их стоимость уходит в общий счет за питание.
- Если вам не нужно отслеживать объем порции, а нужно просто отслеживать «кушал ребенок или не кушал», Вы можете выбирать любой показатель – система засчитывает это как «кушал»
- Вы можете как отмечать питание за текущий день, так и отмечать питание за любые дни в прошлом. Для этого нужно просто переключаться по датам в календаре, который также находится в главном меню
Счет, в котором учитывается питание, выглядит следующим образом:
Завтрак, Полдник, Обед и Ужин считаются отдельными пунктами. Рядом указано количество приемов пищи за текущий календарный месяц. Исходя из стоимости и количества съеденных порций, автоматически высчитывается общая сумма.
Что получает родитель?
После того, как Вы отправляете счет родителю, ему на указанную электронную почту приходит письмо с темой «Счет от (название Вашей организации)»:
К письму прилагается pdf-файл, который выглядит следующим образом:
ВАЖНО:
- Мы можем добавить логотип и реквизиты вашей организации в счета. Реквизиты будут автоматически отображаться под пунктом «Продавец», а логотип – вверху документа. Для того чтобы ваши реквизиты и логотип появились в счетах, пришлите их на почту help@mymapa.ru
- При возникновении любых вопросов по использовании функции «Счета», обращайтесь на ту же электронную почту – help@mymapa.ru
